IRODAI TEREK-A KONFERENCIATEREM EGYEDISÉGE

szeptember 25, 2019

A korábbi cikkekben már sorra vettünk különböző tereket, melyek az iroda sikeréhez hozzájárulnak, így most következzen a legfontosabb tárgyalások, megbeszélések színtere, a konferenciaterem. Mitől lesz ez a helyiség jól funkcionáló és kinek is van igazán szüksége rá?

A Tank. Amerikában állítólag csak így hívják a Pentagon különösen biztonságos, ablak nélküli konferenciatermeit, azonban gyakorlatilag mindegy, hogy előadóteremnek, tanácsteremnek, konferenciateremnek vagy akár csak tárgyalónak is hívjuk, mind ugyanazt jelenti; a fix pontot egy vállalat mindennapjaiban.

Mert bár a munkaerőpiac összetétele egyre inkább átalakul, és a munkavállalók már nem ritkán „távmunkában” végzik feladataikat, egy valami nem változik, mégpedig, hogy szükség van egy helyre, ahol találkozhatnak és megbeszéléseket folytathatnak. Erre pedig a legjobb terep a konferenciaterem.

De mi is teszi igazi konferenciateremmé ezt a helyiséget? Ebben a cikkben erre keressük a választ, valamint arra, hogy valójában mely cégek is azok, akik igazán profitálhatnak e szoba meglétéből.

A konferenciaterem alapvető elemei

  • – A konferenciatermek konferenciabeszélgetések, testületi ülések, vezetői megbeszélések és egyéb fontos döntési helyzetek meghozatalára szolgálnak
  • – Az irodák egyik legkifinomultabb tárgyalóterme, mind az AV felszerelés, mind a bútorok szempontjából
  • – Csak meghatározott méretű, „érettségű” vállalatoknak van igazán szükségük a konferenciatermekre. A kisebb, összefonódó tevékenységet végző cégeknek talán nem annyira szükséges terület

Melyek a konferenciaterem alapvető ismérvei?

A konferenciaterem egy olyan közepes vagy nagyobb méretű terület, ahol a céges megbeszélések (havi vagy akár heti rendszerességgel), az ügyfél találkozók, különböző képzések, interjúk lebonyolítása zajlik, és igen, ebben a teremben történnek a videós vagy telefonos konferenciabeszélgetések is.

A terem befogadóképessége eltérő méretű lehet, természetesen a vállalat méretéhez igazodva, azonban ami közös ezekben a tárgyalókban, hogy nem arra lettek kialakítva, hogy a vállalat összes alkalmazottját egyszerre befogadják. A cél az igazgatósági, a kiemelkedő fontosságú konferencia megbeszélések lebonyolítása, ennek megfelelően pedig egy kötöttebb, hivatalos stílusúfejlett technológiával rendelkező helyiség az, amire gondolnunk kell.

A konferenciaterem kulcsfontosságú részletei

Költségvetés meghatározása, interjúk, ügyfél tárgyalások lebonyolítása, új irány meghatározása a vállalat jövőjét tekintve…mind-mind a konferenciateremben meghozandó fontos döntések közé tartoznak. De mitől függ, hogy alkalmas-e ez a terem a vitás kérdések megvitatására vagy épp a problémamegoldásra? A válasz a négy falon belül kialakított térben keresendő, mely alapján az alábbi szempontokat kell figyelembe venni:

  1. 1.Használatra készen

Egy konferenciaterem esetében elengedhetetlen – főleg akkor, ha gyakori a külsős látogató vagy ügyfél –, hogy az ott elhelyezett eszközök, mind az alkalmazottak, mint a vendégek számára könnyen használhatóak legyenek.

  1. 2.Egyszerűség és formalitás

Míg szinte az irodák bármely területére elmondható, hogy a többfunkciós berendezés kialakítása a cél, addig a konferenciaterem esetében erre pont az ellenkezője igaz. Ennek legfőbb oka a teremben zajló események formalitása, melyek megkívánják a berendezés és az eszközök hivatalos megjelenését is. Ennek megfelelően nem használunk átalakítható bútorokat, hiszen a cél az, hogy a terem mindig készen álljon egy fontos tárgyalásra. Az asztalokat tekintve három elterjedt stílus alkalmazandó, melyek az ovális, téglalap vagy U alakú konferenciaasztalokban nyilvánulnak meg, ugyanakkor fontos szempont, hogy a székek kényelmesek legyenek, megfelelő távolságra elhelyezve egymástól. Ezáltal bár a konferenciaterem kialakítása nem épp a legköltséghatékonyabb terület, de szem előtt tartva, hogy a vendégek a recepció mellett e helyiségben alkotnak véleményt rólunk, érdemes minőségi bútorokra, kiegészítőkre áldozni a jó benyomás megszerzése érdekében.

  1. 3.Foglald le

Azáltal, hogy a konferenciatermek elsősorban a nagyobb ülésekre szolgálnak, melyeken gyakran külső résztvevők is jelen vannak, célszerű kialakítani egy foglalási táblát hozzá. Így egyrészt a profizmusunkat tükrözhetjük a vendégek számára, másrészt még véletlenül sem ér minket az a meglepetés, hogy több tárgyalást szerveződik le ugyanarra az időpontra, ugyanabba a terembe.

  1. 4.AV eszközök kialakítása

A különböző audiovizuális eszközök, tehát a megfelelő képi és hangvilágot biztosító berendezések a konferenciaterem alapját képezik. Ezért kiemelkedően fontos a megfelelő méretű képernyő, a webkamera és konferenciarendszer valamint a tökéletes hangminőséget biztosító hangszórók kialakítása. Emellett az digitális táblák és whiteboard-ok hasznossága is megkérdőjelezhetetlen.

  1. 5.Pont elegendő fény

A megfelelő megvilágítás kiválasztása jelentős hatással van a találkozó és a teremben tartott előadások minőségére. A szélsőséges fényviszonyok gyorsan felemésztik az embert, rosszabb esetben akár rövid időn belül kialakuló fejfájást is okozhatnak – amit valljuk be, a legkevésbé sem egy fontos megbeszélésen szeretnénk átélni. Ezért törekedjünk arra, hogy minél természetesebb, a szemünknek kellemes hatású legyen a konferenciaterem világítása.

  1. 6.Védelem és biztonság

Fontos figyelembe venni, hogy a konferenciateremben folytatott egyeztetések elsősorban bizalmas megbeszélések egy cég életét, terveit tekintve, így bizonyos fokú elszigeteltséggel és hangszigeteléssel kell, hogy rendelkezzenek ezek a termek. Nem megfelelő ebben az esetben például az üvegfal kialakítása, hiszen azon túl, hogy a külső terekben zajló folyamatok el is vonhatják a figyelmet a benti eseményekről, a szobában lévők számára sincs meg az a fajta intimitás, amely által egyfajta bizalom kialakulhatna a tárgyaló felek közt. A konferenciateremben zajló eseményeknek tehát valóban zárt ajtók – és falak – között kell megtörténniük.

Hogyan alakítsuk ki a sikeres konferenciatermet?

A konferenciaterem legyen semleges, kerüljük a hivalkodó berendezést, a harsány színeket. Ebben a teremben a fő szempont a hivatalos légkör megteremtése és hangsúlyozása, valamint az „in-the-round” berendezés.

Ettől függetlenül azonban nyugodtan tegyünk a falakra a vállalattal kapcsolatos, a vállalati értékeket bemutató képeket, eredménydiagramokat, melyeket a beszélgetés irányításához, valamint a döntéshozatal alakításához is használhatunk.

Ha hozzáadunk egy csipetnyi vállalati szellemet vagy ízléses művészetet, az megemeli a helyiség exkluzivitását és szebb, barátságosabb légkört biztosít – pont, annyival többet, ami bizalmat ébreszt a vendégekben és nagyobb magabiztosságot ad az alkalmazottaknak az üzletek lebonyolításához.

A bekezdés elején már említettem, hogy célszerű kerülni a harsány színeket, ami elsősorban azért fontos, mert egy vitás helyzet tisztázásában aligha segít az izgató környezeti hatás. Használjunk pasztellszíneket, ezek segítenek megtartani a fókuszt és nyugtatóan hatnak. Emellett a világos színek elősegítik a kreativitást, amelynek megléte például egy innovatív vállalat esetében különösen fontos szempont.

A konferenciaterem nem a privát beszélgetések vagy a kikapcsolódásra vágyók tere, hanem a vezetői megbeszélések és más fontos döntési helyzetek színtere. Éppen ezért ebben a szobában nincs szükség babzsákokra és egyéb lounge bútorokra, ezzel szemben elengedhetetlen a nagy tárgyalóasztal és az azzal harmonizáló kényelmes konferenciaszékek megléte – utóbbi csakis háttámlás, karfás kivitelben.

Technológia a konferenciateremben

Mivel ezt a termet heti, havi áttekintésekre, prezentációkra, testületi ülésekre és még egyéb, hasonló tevékenységekre használják, a releváns információk megjelenítéséhez mindenképp vizuális technikára van szükség, valamint a különböző eszközök összekapcsolása is elengedhetetlen feltétel.

A mai modern világban a leginkább ajánlott megoldás a vezeték nélküli konferenciatermi technológia, melyhez csatlakozva a jelenlévők zökkenőmentesen oszthatják meg egymással a szükséges információkat. Egyes eszközök azonban igen magas áron futnak még, ugyanakkor nem lehetetlen megtalálni a számunkra megfelelő megoldást e tekintetben sem.

Kinek van szüksége valóban a konferenciateremre?

A konferenciatermek vitathatatlanul csak bizonyos méretű vállalatok számára szükségesek. A hierarchikus struktúra és a cég alkalmazottai közötti távolság szimbolikus súlyát hangsúlyozzák ezek a terek, így egy lazább hierarchiával vagy esetleg „nyitott” munkakörnyezettel rendelkező vállalat számára nem biztos, hogy annyira releváns a konferenciaterem megléte.

A kisebb méretű irodák esetében előfordulhat, hogy nincs is megfelelő helyiség, amit konferenciateremmé lehetne alakítani. Ebben az esetben sem érdemes kétségbeesni, hiszen akár egyes osztott irodai terek, de akár egy coworking helyiség (mely több tárgyalót jelent egy, a vállalattól teljesen független épületben és adott főre, időpontra bérelhető) is megfelelő lehet a megbeszélések lebonyolítására. Utóbbi irodákból már Budapesten is egyre több van, így gond nélkül választhatjuk ki a számunkra optimálisat – mind elhelyezkedésben, mind árban.

Fontos megjegyezni, hogy amennyiben úgy döntünk, hogy szükségünk van konferencia teremre, semmiképp sem spórolhatunk rajta. A rosszul megtervezett, kopott berendezés, az elavult, nem felhasználóbarát technológia ugyanis a siker helyett egy olyan képet mutatna a vállalatról, mint akik nem állnak a helyzet magaslatán, ezáltal nem érdemes velük üzletet sem kötni.

A jól megtervezett konferenciaterem viszont a legmodernebb technológiai felszerelésekkel, modern részletekkel és csipetnyi vállalati személyiség kialakításával megteremti a professzionalitás és magabiztosság légkörét, ami nagy mértékben hozzájárul a siker eléréséhez.

Fotók: Officesnapshots

Ha tetszett a cikk, és szeretné, hogy az Ön irodájában is egyedi konferenciaterem kerüljön kialakításra, keressen minket bizalommal elérhetőségeinken!

Megosztás:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on email

Hírlevél feliratkozás

A tanulmányok letöltéséhez, iratkozz fel hírlevelünkre!

Tech & Well az irodában Kutatási összefoglaló

  • Milyen a magyarországi munkahelyek technológiai felszereltsége a “WELL iroda” kritériumait is figyelembe véve?
  • A magyarországi munkavállalók szerint mely technológiai megoldások segíthetnék elő a hatékony munkavégzést?
  • Applikáció használat az irodában?
  • Milyen, a munkavállalók egészségét támogató és a hatékony munkavégzést elősegítő megoldásokat alkalmaznak a munkahelyeken?

INGYENES TANULMÁNYUNK LETÖLTÉSE