IRODAI TEREK – KÖZÉPPONTBAN A RECEPCIÓ

augusztus 22, 2019

Mind jól ismerjük az irodai recepció fogalmát. De hogyan is néz ki egy jól megtervezett változat és vajon mindenkinek megéri kialakítani egy ilyen helyiséget? Az irodák elsőként feltűnő terét fedezzük fel az alábbiakban…

Az első benyomás különösen fontos. Lehetetlen megváltoztatni, viszont minden jelentős döntésünkre kihat, mint például, amikor egy üzletet próbálunk nyélbe ütni vagy épp a legkiválóbb jelölteket szeretnénk a cégünkhöz csábítani. Hiszen ezen személyek nem csupán hozzánk jelentkeznek, hanem magához az egész céghez, így az irodai design is kiemelkedő szerepet játszik a másik fél döntése során.

Az, hogy az első benyomás jó vagy rossz, elsősorban rajtunk múlik, ugyanakkor a fogadó helyiség esztétikája sem elhanyagolható szempont. Ez az az első terület, amivel a látogatók találkoznak, mikor belépnek az irodába. Így a recepció kialakításán akár egy üzlet is múlhat. Azonban tényleg mindenkinek szüksége van rá?

A recepció alapvető elemei

  • -legyen nagy vagy kicsi, könnyen észrevehetőnek, praktikusnak kell lennie
  • -az első benyomás színtere, így kiváló lehetőséget biztosít a cég arculatának tükrözésére, a márka képviseletére
  • -egy jó látogatókezelő rendszer, valamint bejelentkezési kiosk nagy mértékben megkönnyítheti a dolgozók, s egyben a vállalat életét

  • Bejelentkezési kiosk (Unity office)

De nézzük, mi is pontosan maga a recepció?

A recepció az első olyan tér, ahova belépünk amikor egy adott céghez érkezünk. A bejárat mellett vagy azzal szemben található, általában kisebb terület, de nagyobb méreteket is ölthet. Elsődleges funkciója a látogatók üdvözlése és a találkozó helyszínére történő útbaigazítása, ám ezen kívül egyéb tevékenységre is használhatjuk. Várakozási helyet biztosít a vendégek számára, csomagok kézbesítési és felvételi helyszíne, ez az a tér, amely közvetlenül tükrözi a vállalati kultúrát, magát a céget.

Most pedig lássuk, melyek azok a legfontosabb kritériumok, amikkel egy ideális recepció rendelkezik:

  1. 1.Üdvözlő személyzet

Míg a kisvállalatok számára elegendő egy bejelentkezési rendszer és egy jó látogatókezelő rendszer, a közepes méretű és nagyvállalatok esetében már elengedhetetlen erre a feladatkörre egy főállású munkatárs foglalkoztatása. Valaki, aki törődik a vendégekkel, átveszi és továbbítja a postai leveleket, csomagokat, felveszi a bejövő hívásokat és mindezzel együtt nem csak a többi kollégát mentesíti e feladatok alól, hanem egyfajta olyan rendet tart és képvisel, ami a kívülálló szemnek is pozitív képet mutat.

  1. 2.Biztonság mindenekelőtt

A recepciós pult és annak környéke gyakorlatilag bárki számára elérhető, így a biztonságérzet fenntartása érdekében nélkülözhetetlen a videókamerás megfigyelés – ellentétben az iroda egyéb helyiségeivel szemben, ahol inkább frusztrációt okozna csak a dolgozóknak (és akár még illegális is lehet a használata).

Unity Offices, LondonEmellett a látogatókezelő rendszer (VMS) alkalmazása szintén kiváló kezdeményezés a fokozott biztonság érdekében, ha nincs teljes munkaidős recepciósa a vállalatnak. De hogy mit is jelent ez a megoldás? Leginkább a technológiailag fejlettebb cégeknél találkozhatunk ezzel a rendszerrel, mely segítségével a látogató egy tableten saját maga jelentkezhet be és igényelheti a beléptetéshez szükséges engedélyt is – már amennyiben szükséges – és miután véglegesítette a műveletet, a rendszer értesíti a fogadó felet, hogy a vendége megérkezett. Így nem csak költséget takaríthatunk meg, de igazán modern iroda benyomását is kelthetjük.

  1. 3.Vendégcsalogató előtér

Ahogy belépünk egy iroda előterébe, akaratlanul is szemet szúr, ha nincs rend. Legyen szó csak a pulton heverő papírokról vagy néhány üres dobozról, esetleg a dolgozók által rendelt ételekről – ne használjuk tárolóhelyiségnek a recepciót. Rossz fényt vet a cégre, ha a vendég ezt látja először. Persze nem kell, hogy az egész irodaépületben minden az élére legyen állítva – bár rend a lelke mindennek –, de a recepció mindig tiszta, rendezett, elegáns és egyben hívogató kell legyen.


  1. Soulpancake Office, California  4.Forgalmi akadályok nélkül

Bár mindenki számára egyértelmű, hogy a recepció az iroda legforgalmasabb helye, érdemes újra és újra kitérni arra, hogy mit is jelent ez a mindennapokban. Ha a fogadó tér csak akkor mutat jól, amikor épp nincs ott senki, akkor valamit elrontottunk. Funkcióját tekintve elengedhetetlen, hogy szellős, könnyen átjárható legyen, ugyanakkor olyan szeglettel is rendelkezzen, ahol kényelmesen leülhetnek, várakozhatnak az adott felek vagy akár egy rövid egyeztetést is lefolytathatunk a hozzánk érkezőkkel.

  1. 5.A recepció, mint márkanagykövet

Ahogy belépnek az ügyfelek, partnerek, nem csupán azt kell szem előtt tartanunk, hogy jó benyomást tegyünk rájuk, de akár a javunkra is fordíthatjuk az itt töltött idejüket. Helyezzünk el különböző prospektusokat a céggel, a termékekkel kapcsolatban vagy akár kisebb installációkat is kitehetünk, a lényeg, hogy törekedjünk arra, hogy megismerje és megjegyezze a vendég a nevünket, és egyedi látvánnyal találkozzon már a belépéskor.

Adobe London Office

Hogyan tehetjük igazán hatékonnyá a vendégfogadást?

  • -A vendégek fogadása alapvetően meghatározott keretek nélkül történik, minden cég mást és mást vár el e téren. Éppen ezért fontos, hogy a HR előre meghatározza mi is az a kép, amit szeretnének, hogy a látogatóban kialakuljon már a belépéskor és ehhez mérten kell kialakítani magát a teret, a funkciókat, az arculatot.
  • -Előfordul olyan eset is, amikor bár szükség van egy fogadó helyiségre, de tényleges recepcióra nincs. Ilyenkor arra kell figyelni, hogy az adott tér megfelelő nagyságú legyen – ha olyan területen dolgozunk, akár egy kisebb csapat várakoztatására is – és emellett a különböző ülőalkalmatosságokban se szenvedjünk hiányt – ahogy egy kisasztal vagy kabáttartó elhelyezése is növeli a komfortérzetet.
  • -Kényelem mindenek felett! Még akkor is, ha (remélhetőleg) nem kell sokáig ott tartózkodniuk a vendégeknek.
  • -Amennyiben nem éri meg teljes munkaidős recepcióst alkalmazni, mindenképp érdemes egy bejelentkezési kiosk telepítése. Valójában ez a megoldás minden esetben jó választás lehet, ugyanis nem csupán figyelmezteti a megfelelő személyeket, hanem a látogatói adatok is könnyen nyomon követhetőek a segítségével – és amennyiben recepcióst is alkalmazunk, az ő munkáját is megkönnyíti egy ilyen rendszer használata.

A képek forrása:
http://www.deepcreekdigital.com
https://officesnapshots.com

Ha tetszett a cikk, és szeretné, hogy az Ön irodájában is segítsünk kialakítani a tökéletes fogadó helyiséget, keressen minket bizalommal elérhetőségeinken!

Megosztás:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on email

Hírlevél feliratkozás

A tanulmányok letöltéséhez, iratkozz fel hírlevelünkre!

Tech & Well az irodában Kutatási összefoglaló

  • Milyen a magyarországi munkahelyek technológiai felszereltsége a “WELL iroda” kritériumait is figyelembe véve?
  • A magyarországi munkavállalók szerint mely technológiai megoldások segíthetnék elő a hatékony munkavégzést?
  • Applikáció használat az irodában?
  • Milyen, a munkavállalók egészségét támogató és a hatékony munkavégzést elősegítő megoldásokat alkalmaznak a munkahelyeken?

INGYENES TANULMÁNYUNK LETÖLTÉSE