A FEJLESZTŐI CSAPATOK SZÁMÁRA MEGFELELŐ IRODA KIALAKÍTÁS

április 4, 2019

Sok vitát eredményezett már az a kérdés, hogy jó dolog-e az open office iroda vagy sem. Egyes vezetők szerint ez a legjobb megoldás, míg a benne dolgozók sokszor elzárkóznának előle, nincs ez másként az IT területen dolgozók esetében sem.

A vezetők hozzáállását azonban nehéz megváltoztatni, úgy gondolják, hogy ők látják át a folyamatok működését a leginkább, épp ezért ma az irodák jelentős százalékának van open office iroda kialakítása.

Még ha egy racionális alapokon álló elemzést is tárunk a vezetőség elé, amiben rámutatunk, hogy mi a legjobb a vállalatnak, akkor sem biztos, hogy a vezetőség véleményét könnyen meg lehet változtatni.

Szempontok, amelyeket munkakörnyezet tervezés során, irodaterek kialakításakor figyelembe kell venni

A legfontosabb mutatószám a ROI, ami a befektetés megtérülését jelenti. De mit is jelent ez tulajdonképpen?

– Pénzügyi szempont: az iroda fenntartása költségekkel jár, minél nagyobb alapterületről van szó, annál nagyobb a költséget jelent (az egyéni munkaállomások ötször annyi helyet igényelnek, mint egy open office iroda ugyanannyi dolgozónak)

Egy 100 fős fejlesztő csapat számára egy open office iroda bérleti díja évi bruttó 216.000 euró körül van, míg a fejlesztők éves bruttó bére kb. 45 ezer euró körül mozog (forrás: Hays Salary Guide). Így a bérköltségek évi 4,5 millió euró körül vannak, vagyis 10%-os termelékenységcsökkenés 450.000 euró kidobott pénz az ablakon, ami 2-szer több, mint az iroda éves bérleti díja.

– Termelékenységi szempont: az alapterület csökkenésével, a csapat termelékenysége is csökken, vagyis a termelékenységet közvetve az iroda mérete is befolyásolja

– Együttműködési szempont: a legjobb és leginnovatívabb ötletek brainstorming útján származnak, a csapatmunkába való befektetés (ROI) akkor nem lesz 0, ha a csapat olyan ötleteket szül, amelyek minőségileg is megfelelőek lesznek

– Tehetségek megtartásának szempontja: a fizetések sokkal nagyobb költséget jelentenek egy vállalatnak, mint egy iroda megtervezése. Vagyis ha hatással van a lojalitásra az, hogy milyen az iroda kialakítása, akkor érdemes figyelmet fordítani rá.

Ha a tehetségek megtartásának oldaláról nézzük, a csapat termelékenysége és hatékony együttműködése összefügg közvetlenül a tehetségmegtartással. Együttműködő és termelékeny csapatnál az értékes, magasan kvalifikált munkaerő megtartása sem jelent akkora problémát.

A vezetőség szempontjából még az is kiemelhető 5. szempontként, hogy ha az egész csapat egy helyen dolgozik, akkor könnyen elérhetőek, és könnyen szemmel tarthatóak, ami a menedzsment szemszögéből fontos kritérium.

Iroda berendezés alternatívák

Nézzünk meg 5 különböző iroda berendezési lehetőséget ugyanazon szempontok alapján összehasonlítva:

1. open office iroda

Termelékenység: a fejlesztők, IT szakemberek köztudomásúlag egyenesen utálják az open office irodákat. Ennek oka abban is kereshető, hogy a nyitott irodatér elvonja tőlük a fókuszt, könnyen és gyakran megzavarhatják őket, ami stresszhez és frusztrációhoz vezet ezáltal sok-sok értékes perc elvesztegetéséhez, – ami egyenesen arányos a termelékenység, a minőségi munka csökkenésével.

Együttműködés: egy Harvard tanulmány is bizonyítja, hogy az open office irodák kevésbé sarkallnak együttműködésre. A tanulmány szerint az open office irodában dolgozók között 70%-al csökkent az egymással közvetlen kapcsolatban eltöltött idő, míg az email használat 20-50%-al nőtt.

Ami logikus is, mivel nem szeretjük a zajt, inkább feltesszük a fülhallgatót, és magunkba zárkózunk.

Megközelíthetőség: ez a legjobb módja a vezetők részéről a dolgozók elérésének és annak elősegítésének, hogy a dolgozók a csapat részének érezzék magukat, megkönnyítve a csoportok közötti mobilitást.

De ahogy arról ITT is írtunk, egyre kevésbé népszerű az open office.

Open office iroda esetében is vannak olyan szempontok,
melyeket figyelembe véve ellensúlyozhatók annak negatívumai

2. Kisebb munkaterületekre, fülkékre osztott iroda

Sokan előítéletesek a fülkékkel szemben, elsősorban a kinézetük miatt. De ha megnézzük, hogy Zappos-nál, hogyan próbálták otthonosabbá tenni fülkéket, akkor egyből más szemszögből látjuk ezt a megoldást.

3D rendering of the interior of an empty office with cubicles.

Hagyományos fülke megoldás az irodában

Zappos cég fülke dekorálási megoldásai

Termelékenység: a fülkékben kevesebb a megszakítás lehetősége, a zavaró hatások jobban ki vannak zárva így nagyobb privát szférát eredményezve. Nincs az az érzés, hogy figyelve vagyunk, ami miatt jobban tudunk koncentrálni és egy fülhallgatóval a beszűrődő zajt is ki tudjuk zárni.

Együttműködés: az irodai fülkékkel nagyfokú együttműködés érhető el a kollégák részéről, fontos, hogy a csapatok kialakítása össze legyen hangolva a fülkék kialakításával. Vagyis ha változik a csapat, akkor a fülkéknek is vele kell változni.

Előnye még, hogy habár fel kell állni, ahhoz, hogy a kollégáddal beszélj, de ezzel együtt privát területen tudtok beszélni, úgy hogy közben a másikat nem zavarjátok.

Megközelíthetőség:a helyigénye a fülkéknek kétszer akkora, mint az open office irodatérnek, a vezetők azt érezhetik, hogy a dolgozók nehezebben elérhetőek, mert akár előfordulhat, hogy több emeleten találhatóak meg.

3. Csoportok különválasztása- open office a csoporton belül

Ez az alternatíva a 10 főnél kisebb csoportok esetében működhet jól.

Termelékenység: minél kisebb a csapat annál könnyebb a munkára való fókuszálás, nincsen figyelemelterelésre annyi lehetőség, mintha több csoport dolgozna egy térben.

Együttműködés: talán ez a legjobb lehetőség a csapatok együttműködéséhez, viszont eredményezhet, más csoportoktól való szegregáltságot, amit ellensúlyozni lehet közös folyosókkal, találkozási pontokkal (pl. konyha).

Megközelíthetőség: a csoportvezetőknek tökéletes megoldás, míg a magasabb beosztású vezetőknek nehezebb elérni az összes csapatot egyidőben.

4. Egyéni iroda

Termelékenység: saját iroda esetén van elméletileg a legkevesebb lehetőség arra, hogy a munkavégzés zavaró tényezők miatt megszakadjon, ezzel magas termelékenységet eredményezve.

Egy fejlesztő sem tud azonban 8 órán keresztül folyamatosan koncentrálni, szüksége van időnként egy könnyed csevejre, ezért előnyös, ha legalább két ember osztozik egy irodán.

Együttműködés: a beszélgetések zárt ajtók mögött könnyebben zajlanak, különösen, ha mélyebb, fontosabb beszélgetésről van szó. De csapaton belül elsősorban on-line, vagy telefonos kommunikáció lesz a gyakoribb, nem biztos, hogy 1-1 gyors kérdés miatt érdemes személyesen megkeresni az adott kollégát, pláne, ha az egy másik emeleten dolgozik.

Megközelíthetőség:helyigényben mindenképpen többet vesz el az iroda alapterületéből az egyéni iroda, így lehet, hogy ha például 100 fejlesztő dolgozik egy csapatban, akkor egyszerre több emeleten találhatók meg, így a vezetőségnek őket elérni problémásabb.

5. Home office

Termelékenység: a legkevesebb megszakításokkal jár és magas fokú termelékenységet garantál, de nem mindenkinek felel meg a távoli munkavégzés.

Együttműködés: egyre elterjedtebbé válik Magyarországon is a home office lehetősége, az együttműködés kiváló lehet ebben a formában, a virtuális megbeszéléseknek megvan a maga előnye, sokak számára kényelmesebb beszélgetésre teremt lehetőséget.

Megközelíthetőség: talán ebben az esetben a legnehezebb a kontroll a vezetőség részéről, holott a legfontosabb szempontként ezt ítélik meg még akkor is, ha ezzel nem a vállalat érdekeit tartják a leginkább szem előtt.

Iroda kialakítás esetében attól függően döntsünk,
hogy mit tekintünk kulcs tényezőnek: az együttműködési lehetőségeket,
a csapatmunkát vagy épp a termelékenységet

Például, ha a termelékenység fontosabb szempont a kollaborációnál, akkor jó megoldás lehet 2-3 fejlesztő egy szobába helyezése, ezzel megadva az együttműködés lehetőségét számukra és a könnyű elérhetőséget a vezetők számára.  Amennyiben a kollaboráció és a termelékenység is fontos szempont, úgy csoportok szétválasztása, és a csoporton belüli open office (kb. 10 fő) a leghatékonyabb.

Irodai ötletek fejlesztők számára

»  mobil térelválasztók használata, de mindenképpen nagyobb távolság a csapatok közé, hogy a zavaró körülmények ki legyenek zárva

»  zajszűrő fülhallgatók használata

»  képernyő szűrő a magánélet védelmében, betekintés gátló a vezetőkkel szemben

»  ha a csapat igényli, akkor alkalmazható a fülke megoldás, különösen, ha ezzel termelékenység növekedés érhető el.

De akkor melyik a legjobb iroda kialakítás, mi a jó megoldás iroda berendezésre?

  • Milyen elvárásaik vannak az irodai dolgozóknak a munkakörnyezetükkel szemben. Milyen munkatérben dolgoznának szívesen?Fontosnak tartjuk a kérdés tisztázását, és ezzel kapcsolatban a dolgozók véleményének megismerését.Korábbi kutatásunkban is ezt tártuk fel, és a kutatásban gyűjtött tapasztalatainkat azóta a gyakorlatban is alkalmazzuk.

A blogbejegyzést a https://sdtimes.com/softwaredev/for-development-teams-its-time-to-throw-out-the-open-office-plan/ cikke inspirálta.

Megosztás:

Megosztás itt: facebook
Megosztás itt: twitter
Megosztás itt: linkedin
Megosztás itt: pinterest
Megosztás itt: email

Hírlevél feliratkozás

A tanulmányok letöltéséhez, iratkozz fel hírlevelünkre!

Tech & Well az irodában Kutatási összefoglaló

  • Milyen a magyarországi munkahelyek technológiai felszereltsége a “WELL iroda” kritériumait is figyelembe véve?
  • A magyarországi munkavállalók szerint mely technológiai megoldások segíthetnék elő a hatékony munkavégzést?
  • Applikáció használat az irodában?
  • Milyen, a munkavállalók egészségét támogató és a hatékony munkavégzést elősegítő megoldásokat alkalmaznak a munkahelyeken?

INGYENES TANULMÁNYUNK LETÖLTÉSE